关于规范我校国际会议主办（承办）

的通知

各二级单位、职能部门：

为鼓励各院系、部门积极争取主办或承办国际会议，同时规范国际会议的管理工作，提高举办国际会议的效益，根据上级有关文件精神，结合我校的实际情况，特制定《南京邮电大学举办国际会议管理办法》，经2019年1月18日第3次校长办公会议讨论通过，现予印发，请遵照执行。

附件：《南京邮电大学举办国际会议管理办法》

附件

南京邮电大学举办国际会议管理办法

第一章   总 则

第一条 举办国际会议是开展国际学术合作的重要形式，对促进我校的科学研究、人才培养、服务社会，提升我校在国内外的学术地位和国际化办学水平，推进我校创建世界一流大学的事业具有积极作用。为鼓励各院系积极争取主办或承办国际会议，同时规范国际会议的管理工作，提高举办国际会议的效益，根据财政部关于印发《在华举办国际会议经费管理办法》的通知（财行[2015]371号）等文件精神，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 举办国际会议，应符合我国外交全局，有利于促进国民经济和社会发展，有利于我校教育事业发展。

第三条 国际合作交流处（港澳台事务办公室）（以下简称国际处（港澳台办））是学校国际会议的归口管理单位，由学校及各学院主办、合办和承办的国际会议均由国际处（港澳台办）负责监管。

第二章   适用范围

第四条 国际会议是指以我校或校属科研院所及院系名义在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区、外方人数在10人以上的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。根据规模、重要性等指标，可分为重大国际会议、一般性国际会议。

重大国际会议：外方人数在100人以上、会议总人数在400人以上的社会科学类国际会议；以及外方人数在300人以上、会议总人数在800人以上的自然科学类国际会议；

一般性国际会议：外方人数在10人以上100人以下、会议总人数在400人以下的社会科学类国际会议；以及外方人数在300人以下、会议总人数在800人以下的自然科学类国际会议。

第五条 国际比赛、国际博（展）览会和涉外文艺演出等不适用本办法。

第三章   申请审批

第六条 申请条件

（一）筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国内外均有一定的影响；

（二）能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国内外的著名学者出席会议；

（三）会议主题符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；

（四）会议经费须提前落实，须提供相应的经费落实的证明材料，须具备会务及接待工作的能力；

（五）筹备单位应视情况与校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全工作。

第七条 申请程序

（一）严格执行预报制度。举办国际会议须上报年度计划，由承办单位填写《南京邮电大学主办（含合办、承办等）国际会议计划表》（附件一）于每年12月1日前上报至国际处（港澳台办）。

（二）国际会议列入年度计划后，应至少提前4个月由申报单位填写《南京邮电大学举办国际会议校内审批表》（附件二），明确会议名称、日期、地点、规模、经费来源等，由二级单位初审，初审通过后，自然科学类国际会议报科研院复审，社会科学类国际会议报宣传部复审，复审通过后报国际处（港澳台办），由国际处（港澳台办）呈报分管校长批示。

（三）校领导批准后，承办单位提交申请报告。报告应包括以下内容：

（1）会议中、英文全称及简称，举办日期、地点、主办单位、承办单位、合办单位名称，会议规模、会议经费来源等；

（2）会议的主题和主要议题；

（3）会议组织和会议时间安排；

（4）举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；

（5）拟邀请的主要中、外方人员姓名；

（6）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式；

（7）其他需要特别说明的情况。

（四）国际处（港澳台办）行文上报省教育厅。国际会议的申请得到批准后，由国际处（港澳台办）通知承办部门。承办部门得到通知后，应提前1.5个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。

（五）国际处（港澳台办）协助办理参加会议人员的被授权单位邀请信。台湾代表的材料由港澳台办报请市台办办理；国外代表的材料由国际处报请省教育厅办理。

（六）由学校承办的国际会议应提前1个月向主管校长汇报会议筹备情况，由二级单位承办的国际会议应提前2周向国际处（港澳台办）通报会议筹备情况。

（七）国际会议结束后的总结工作：

（1）会议结束后，承办单位要认真总结经验并填写《南京邮电大学国际会议总结表》（附件三），于会议结束后1个月内报送国际处（港澳台办）。

（2）承办单位必须将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录像、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料），于1个月内整理完毕送国际处（港澳台办）备案，由国际处（港澳台办）整理归档。

第四章   会议管理

第八条  严格执行财政部制定的在华举办国际会议财务管理等有关规定，合理编制会议预算，严格控制经费支出。依照同类国际会议的惯例，按照注册费、论文资料费、食宿费、大型宴会费、专家讲座费等项目，力争经费自筹，原则上做到以会养会，尽量减少会议经费（包括各类科研经费）的支出。不得安排非会议内容的接待服务。会议经费由外方全额支付的，我方不再另外安排会议经费补助。

第九条 在校内举行国际会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等会务组织工作，由承办单位统一协调安排，视需要与校内相关单位进行协商。

第十条严格控制会议的住宿档次，并按照国际惯例不配备生活用品，不发会议纪念品，不赠送礼品，不组织公款游览、参观等。会议用餐以自助餐为主，可安排一次冷餐宴请，不再另外安排迎送宴请。外方参会人员除特邀代表外，其他人员往返路费及食宿费一律自理。

第十一条 禁止利用国际会议进行公费旅游、营利创收、损害学校形象；不得接受不明背景的或别有企图的国（境）外机构的赞助，损害国家利益。

第十二条 确定会议议题、会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

第十三条 举办会议的申请得到批准后，承办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，如发现内容有政治性错误应及时交涉，表明我方立场观点，要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

第十四条 纪检监察、审计、财务等部门要加强对国际会议的监督和检查，对未履行报批手续或违反外事纪律和财务规定的单位和个人要严肃处理，并追究有关领导责任。

第五章   附则

第十五条  举办港澳台地区会议的管理办法参照本办法执行。

第十六条  本办法自颁布之日起施行。由学校国际处（港澳台办）负责解释。

附件1

附件2

南京邮电大学举办国际会议校内审批表

填表须知：

1. 本表各栏目若不够填写，可自行加页。加页需紧接该栏目后，并注明“第X栏加页”。

2. 本表有关证明材料一律采用复印件形式，且复印件尺寸规格需与本表相同。

3. 本表填写一份报国际合作交流处，同时以电子文本形式发送信箱：zhuzhiya@njupt.edu.cn。

附件3

南京邮电大学国际会议总结表